Externer Datenschutzbeauftragter
Der Datenschutz ist im Geschäftsalltag in den Fokus gerückt.
Kunden, ausschreibende Stellen, Zulieferer, die Belegschaft und auch Ihre Geschäftspartner setzen voraus, dass Sie datenschutzkonform auftreten und Ihre Arbeitsprozesse darauf abgestimmt sind. Nur so ist ein reibungsloses Arbeiten mit Ihnen möglich und die Policies aller Beteiligten können eingehalten werden. Dies ist längst Bedingung für eine Zusammenarbeit und wird immer häufiger von Unternehmen im Vorfeld eines potentiellen Geschäftsverhältnisses geprüft.
Auch der Staat übt hier seine Kontrollfunktion aus.
Schaffen Sie zusätzliches Vertrauen gegenüber anderen Verantwortlichen, die eine Zusammenarbeit schneller und einfacher möglich macht, und minimieren Sie Ihr Risiko, Schaden zu nehmen. Das kann einen Imageverlust, arbeitsrechtliche Konsequenzen, Abmahnungen, Regressforderungen oder Bußgelder zur Folge haben.
Auch dann, wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragten für Ihr Unternehmen bei der Aufsichtsbehörde zu benennen, unterliegen Sie dem Datenschutzrecht mit allen daraus möglichen Konsequenzen. Häufige Streitpunkte sind dabei die DSGVO, das BDSG, die Urheberschutzgesetze und einige mehr.
Vorbeugen ist besser als streiten: Weiß IT Support & Consulting, Rolf Weiß, ist TÜV-zertifiziert als Datenschutzbeauftragter und Datenschutzauditor. Ich bin speziell versichert für möglicherweise auftretende Haftungs- und Regress-Ansprüche.
Ich prüfe nach unserem Erstgespräch umfassend Ihr Unternehmen und konzipiere ein Grundgerüst für das datenschutzkonforme Auftreten Ihres Unternehmens inklusive Schulungen für die Belegschaft. Danach werden die Arbeitsprozesse Ihres Hauses geprüft mit den eventuell für Sie speziellen Anforderungen. Dazu gehören beispielsweise Folgeabschätzungen, der Umgang mit sensiblen Daten oder die Weiterleitung von personenbezogenen Daten in Länder, die nicht zum Europäischen Wirtschaftsraum gehören.
Ihr Datenschutzmanagment wird von mir dokumentiert, in regelmäßigen Abständen geprüft und aktualisiert. Darauf können Sie jederzeit zugreifen und damit im Alltag unkompliziert arbeiten.
Mit dem Datenschutzbeauftragten verfügen Sie ständig über einen Ansprechpartner, der Ihre Fragen beantwortet und eigenständig aktiv wird, wenn die Sache es erforderlich macht.
Wir führen gemeinsame Audits durch, die zeigen, ob die Vorgaben im Betrieb tatsächlich umgesetzt werden und welche Änderungen datenschutzrechtlich erforderlich sind. Probleme, die keinen großen Aufwand darstellen, werden dabei sofort geändert oder richtiggestellt.
Die Geschäftsführung oder die Fachverantwortlichen erhalten mindestens einmal im Jahr einen detaillierten Bericht über den Status ihres Unternehmens. Das alles geschieht auf Wunsch in einem individuell definierten Komplettpaket. Somit ist Ihr Unternehmen und Sie als Verantwortlicher rundum betreut. Die Risiken werden für Sie damit auf das absolute Minimum gesenkt.
Warum ein externer Datenschutzbeauftragter?
Bei einem internen Datenschutzbeauftragten ist vor allem darauf zu achten, dass er nicht in einen Interessenskonflikt gerät. In bestimmten Fällen muss die zuständige Aufsichtsbehörde gefragt werden, ob zum Beispiel ein Mitarbeiter der IT-Administrator, Revisor oder Vertriebsverantwortlicher ist, gleichzeitig als Datenschutzbeauftragter des Unternehmens benannt werden darf. Das kann ohne eine stichhaltige Begründung schnell mit einer Ablehnung enden.
Das gilt übrigens auch für externe Mitarbeiter, die solche Aufgaben im Unternehmen wahrnehmen. Weiter ist auch ohne praktische Erfahrung in der IT heute die Arbeit als Datenschutzbeauftragter stark eingeschränkt und benötigt noch einen weiteren, meist externen Mitarbeiter zur Unterstützung.
In kleinen und mittleren Betrieben wird der interne DSB auch andere Tätigkeiten ausführen, die ihn zeitlich einschränken oder weitere Ressourcen im Unternehmen beanspruchen, für die er keine Zeit mehr findet.
Der DSB muss zudem vorher geschult und zertifiziert werden, damit er die Aufgabe als offizieller Verantwortlicher überhaupt wahrnehmen darf. Außerdem ist er verpflichtet, sich regelmäßig weiterzubilden. Das muss der DSB der verantwortlichen Stelle sowie der Aufsichtsbehörde nachweisen können. Zudem benötigt er eine umfangreiche Berufserfahrung in diesem weiträumigen Gebiet. Die Schulung und Weiterbildung sind nur die ersten Schritte dazu.
Der DSB ist eine Person im Unternehmen, die von der gesamten Belegschaft vertrauensvoll angesprochen werden kann, weil er zur Verschwiegenheit verpflichtet ist. Das gilt auch bei Konflikten gegenüber der Geschäftsleitung. Außerdem handelt er weisungsfrei und zumeist nicht weisungsbefugt. Weiter besitzt der interne Datenschutzbeauftragte einen besonderen Kündigungsschutz, wenn eine Benennung bei der Aufsichtsbehörde erfolgen musste.
Der externe Datenschutzbeauftragte befasst sich zu 100 Prozent mit Ihrem Datenschutz.
Der externe DSB prüft und sichtet neutral, vorbehaltlos und arbeitet weisungsfrei. Er ist daher in den meisten Fällen die optimale – und günstigste – Lösung, um sich neutrales Know-how von außen ins Unternehmen zu holen. Er reduziert Ihr Risiko auf ein Minimum, ohne Ihre Belegschaft mit zusätzlichen Aufgaben und Konfliktsituationen alleine zu lassen.